Uutta kokoelmaa etsimässä

Uutta kokoelmaa etsimässä

Kohti uutta kirjastoa -hankkeen yhtenä tavoitteena oli evaluoida nykyiset kokoelmat, linjata tulevaa ja kehittää työkaluja kokoelmatyöhön.  Joensuun pääkirjaston lasten ja nuorten osaston kokoelma on maakunnan laajin ja palvelee tietyllä tavalla koko Pohjois-Karjalaa. Siitä näkökulmasta kokoelman kehittämiseen liittyvät asiat koskettavat koko Vaara-kirjastoja ja erityisesti varastointiin liittyvät linjaukset vaativat yhteisen hyväksynnän.

Kokoelman uudistamiseen lähdettiin tilanteesta, jossa osastolla valmisteltiin sukupolvenvaihdosta. Haasteena oli sekä hiljaisen tiedon siirtäminen että uudenlaisten työkalujen kehittäminen. Halusimme luoda uutta linjaa kokoelmatyön perusteisiin: hankintaan, poistoihin, varastointiin. Avokokoelmaan, kielivalikoimaan, formaatteihin. Painettuun ja e-aineistoon.

Kun seutukirjastossa siirryttiin Koha-kirjastojärjestelmään, muuttuivat monet kokoelmatyön käytännöt. Yhdeksi haasteeksi osoittautui tilastotietojen saaminen, jotka lähtökohtaisesti olivat kirjastokohtaisia. Puuttui siis faktatietoja, selkeitä numeroita.

Numeroiden lisäksi halusimme vertailupohjaa muista samantyyppisistä kirjastoista. Kävimme benchmarking-käynneillä Lahden, Tampereen, Vaasan ja Seinäjoen kirjastoissa. Yhtenä käyntien osa-alueena olivat kokoelmaan liittyvät teemat, kuten myös asiakkaiden osallistamisessa tilasuunnittelun yhteydessä.

Samaan aikaan tapahtunutta

Hankkeen aikana kokoelmarintamalla tapahtui paljon muutakin. Seutukirjastossa aloitettiin keväällä 2018 kellutuskokeilu, joka jatkuu vielä tätä kirjoittaessa. Kellutuksen onnistumiseksi kokoelmaa yhdenmukaistettiin luokituksen ja genrejaon suhteen. Samalla otettiin käyttöön yhtenäiset kokoelmakoodit, joilla mm. jaotellaan kaunokirjallisuus lasten ja nuorten aineistoon. Samalla tehtiin runsaasti poistoja ja varastointiakin.

Kellutuksen vaikutus kokoelmaan on ollut suuri ja kokeilun myötä kehittämisajatukset ovat luontaisesti siirtyneet kohti laajempia yhteiskokoelmia. Kellutuksen kokoelmakäytännöt veivät automaattisesti myös omaa kokoelmaa eteenpäin ja sovitut käytännöt toivat ryhtiä ja loogisuutta. Samalla osan aineistosta suhteen siirryttiin keskitettyyn hankintaan. Näitä ovat lasten musiikki sekä lasten ja nuorten elokuvat.

Kellutusta on tätä kirjoittaessa kokeiltu vajaa vuosi. Vielä ei ole päätetty, jääkö se pysyväksi toimintamalliksi.

Syksyllä 2018 Vaara-kirjastoissa otettiin käyttöön yhteinen alakoulun lukudiplomi, joka myös ohjaa kokoelmatyötä, erityisesti hankintaa ja poistoja. Lukudiplomin vaikutus kokoelmaan on todennäköisesti suurempi pienemmissä kirjastoissa, mutta myös pääkirjaston kokoelmassa diplomin kirjavalinnat ohjaavat kokoelmatyötä jatkossa jonkin verran.

Mitä tehtiin?

Benchmarking-käyntien, asiakkaiden osallistamisen ja kellutuksen myötä yhtenäistettyjen käytänteiden pohjalta tehtiin seuraavat käytännön toimenpiteet.

• Osaston kohderyhmäksi linjattiin entistä selkeämmin lapset ja nuoret, kun aiemmin kokoelmassa oli huomioitu myös esimerkiksi ammattikasvattajien tarpeet. Nämä aineistot siirtyivät aikuisten osastolle.
• Vanhentuneet formaatit käytiin läpi ja pääosin poistettiin. Tästä saimme benchmarking-kirjastoista hyvän vertailupohjan. Näitä formaatteja olivat esimerkiksi kasetit, diat ja videot.
• Kaunokirjallisuuden suhteen päätettiin, että nimeke sijoitetaan vain joko aikuisten tai lasten ja nuorten osastolle.
• Määrittelimme uudelleen vieraskielisen aineiston hankintaperiaatteita. Laajimmin hankitaan englanninkielistä, toiseksi eniten venäjänkielistä kirjallisuutta. Hankintaa tullaan jatkossa selkeästi painottamaan näihin kieliin, jotta kokoelman määrää saadaan kasvatettua vastaamaan asiakkaiden käyttötarpeita.Tähän vaikutti erityisesti asiakkaiden osallistamisesta saatu tieto. Aiemmin vieraskielisen kokoelman laajin kieli on ollut ruotsi, joka huomioidaan myös jatkossa, mutta kysynnän mukaisesti. Vieraskieliseen kokoelmaan hankitaan pääosin kaunokirjallisuutta, jotta aineistomäärärahat saadaan hyödynnettyä tehokkaimmin. Lahjoitusten vastaanottamisen suhteen olemme jatkossa kriittisempiä.
• Uutuushankinnassa niteiden määrän vaihteluväliä kasvatetaan ja siirrytään myös osittaiseen täydennyshankintaan, jos kysynnän määrän arviointi ei ensihankinnassa onnistu.
• Osallistamisessa havaittiin, että tietokirjakokoelma on nuorille asiakkaille vieras. Tähän haluttiin muutosta siten, että nuorille suunnatut tietokirjat otettiin omaksi kokoelmakseen, johon hankitaan myös aikuisten kirjallisuutta.
• Tietokirjakokoelmassa korostetaan jatkossa entistä enemmän aineiston ja tiedon ajanmukaisuutta. Aiemmin pidettiin tärkeänä, että joka aiheesta on jotain, mutta koska nykyään tietokirjoja ilmestyy vähemmän, niin kokoelmassa ei voida pitää vanhentunutta tietoa vain siksi, että uudempaa ei tule.
• Avokokoelmassa on jatkossa tarkoitus painottaa tuoreutta. Ei välttämättä ajallisesti vain uutuuksia, vaan myös kestosuosikkeja. Mutta aiempaa herkemmin siirrämme aineistoa varastoon ja avokokoelman nidemäärää tarkastellaan kriittisemmin.
• Monikielisen kirjaston siirtokokoelmat täydentävät omaa kokoelmaa ja jatkossa niitä pyritään käyttämään aktiivisesti.
• Tietyt aineistolajit, kuten konsolipelit, tarvitsisivat lisää aineistomäärärahaa, jotta kysyntään pystyttäisiin vastaamaan.

Uudistetussa kirjastossa hyllymetrejä on käytössä 20 prosenttia vähemmän kuin nykyisessä. Tähän on aloitettu valmistautumaan tekemällä poistoja. Pienempi määrä riittää meille hyvin.

Mitä ei tehty?

Tavoitteena oli saada tarkempaa määrällistä arviointia kokoelmasta, mutta siihen ei päästy. Kirjastojärjestelmä Kohan raportointiominaisuuksien käyttöönotto viivästyi ja lisäksi niiden ominaisuudet eivät toimineet tämäntyyppiseen arviointiin kovinkaan hyvin. Kirjastokohtaisten raporttien sijaan tarvitsimme osasto- ja hyllypaikkakohtaisia tietoja, joita varten järjestelmänkehittäjät toteuttivat muutamia räätälöityjä raportteja. Niistä saaduista tiedoista merkittävä osa osoittautui epäluotettaviksi ja vaativat jatkokehittelyä. Tämä oli hankkeen tavoitteen kannalta iso pettymys, koska raportointipuoleen käytettiin paljon työaikaa, ja tulokset jäivät laihoiksi.

Painetun ja e-aineistojen välinen suhde jää odottamaan jatkoa. E-aineistojen hankinta on keskitettyä ja sen puolen kehittäminen odottaa kevään 2019 henkilöstörekrytointeja. Vaara- ja seutukirjaston kokoelmapolitiikan päivitys jäi henkilöstösyistä kesken, joka vaikuttaa myös tähän teemaan. E-aineistojen käyttö on mututuntumalla lisääntynyt ja erityisesti äänikirjojen suhteen e-kirjat ovat “kilpailukykyinen” vaihtoehto fyysisten suhteen.

Varastoinnin suhteen uusien kriteerien laatiminen on aloitettu, mutta se vaatii vielä työtä. Tätä kirjoittaessa varastossa on noin 5000 nidettä. Määrä pysynee samansuuruisena jatkossakin. Koko varasto vaatii läpikäyntiä, ajallisten aukkojen paikkaamista ja huonokuntoisten poistoa. Myös varaston kiertolukujen tarkastelu kuuluu kokoelmatyöhön jatkossa. Varastoinnin maakunnalliset kriteerit muotoutuvat uuden palvelupäällikön johdolla noin vuoden kuluessa tästä päivästä.